Chatbot-Beratung: Von der Idee zur produktiven Lösung — strukturiert und compliance-gerecht
Viele Unternehmen starten mit dem Wunsch nach einem internen Chatbot — und scheitern an unklaren Anforderungen, fehlender Governance und ungeklärten Datenschutzfragen. Ich begleite Unternehmen von der Use-Case-Definition über Conversation-Flow-Design und Anforderungsspezifikation bis zur Übergabe an das Entwicklungsteam — als Business Analyst und Projektmanager auf der Brücke zwischen Fachbereich, IT und Compliance.
Typische Situationen
- Unternehmen möchte einen internen Chatbot einführen, aber Anforderungen, Datenquellen und Governance sind noch völlig offen
- HR oder Compliance erhält wöchentlich viele repetitive Anfragen — ein Chatbot soll entlasten, aber niemand weiß, wie man anfängt
- IT hat bereits ein Chatbot-Tool evaluiert, aber Fachbereich und Compliance sind noch nicht eingebunden
- Pilotprojekt läuft, aber Conversation Flows sind nicht dokumentiert, Halluzinationen unkontrolliert, kein Betriebskonzept
- Reguliertes Umfeld (Bank, Versicherung, Industrie): Datenschutz-Folgenabschätzung steht aus, Modellauswahl nicht begründet
- Internationaler Konzern: Chatbot-Initiative gestartet, aber keine einheitlichen Standards für Prompt-Design und Content-Governance
- Management hat Budget freigegeben, aber kein klares Anforderungsdokument für Ausschreibung oder Entwicklungsauftrag
Deliverables
Steuerung & Governance
Projektsteuerung Chatbot-Initiative: Strukturierte Steuerung von Chatbot-Projekten — von der Use-Case-Priorisierung über Sprint-Reviews bis zur Go-live-Freigabe. Entscheidungsvorlagen für Stakeholder, Fachbereich und IT-Governance. Klare Meilensteine statt endloser Pilotphasen.
Prompt & Content Governance: Versionierte Prompt-Bibliothek, dokumentierte Modellentscheidungen (Anbieter, Modell-Version, Fine-Tuning-Rationale), Content-Review-Prozesse und Feedback-Loop-Design. Grundlage für nachvollziehbare und wartbare Chatbot-Lösungen — besonders wichtig in regulierten Umfeldern.
Datenschutz & Compliance-Dokumentation: Dokumentierte Entscheidungen zu Datenverarbeitung, Modellauswahl, DSGVO-Anforderungen (Art. 13/14, DPIA) und EU AI Act Risikoklassifizierung. Audit-fähige Unterlagen für Datenschutzbeauftragte, Compliance-Teams und interne Revisionen.
Datenschutz & Regulatorische Anforderungen
Chatbot-Projekte berühren Datenschutz, Datenverarbeitung und — in regulierten Branchen — branchenspezifische Anforderungen. Ich arbeite eng mit Compliance- und Datenschutzteams zusammen, um:
- DSGVO-Anforderungen frühzeitig zu klären: Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage, DPIA für neue Verarbeitungstätigkeiten
- Modellauswahl und Anbieter-Governance nachvollziehbar zu dokumentieren (EU AI Act, BAIT, VAIT für FinServ)
- Datenspeicherung und Logging zu regeln: Was wird wie lange gespeichert? Welche Daten gehen an welchen Anbieter?
- Halluzinations-Risiken und Bias-Prüfungen in das Qualitätssicherungskonzept zu integrieren
- DORA-Anforderungen für KI-gestützte IT-Systeme in Finanzinstituten zu adressieren
Projektkontexte sind anonymisiert. Rollen und Ergebnisse sind wahrheitsgetreu; Details gern nach NDA.
Projektbeispiele (anonymisiert)
Finanzdienstleister: Interner Compliance-Chatbot für Policy-Anfragen
Deutsches Finanzinstitut — Compliance-Automatisierung
Herausforderung: Das Compliance-Team erhielt wöchentlich 50+ repetitive Anfragen zu internen Richtlinien und regulatorischen Vorgaben. Manuelle Beantwortung band erhebliche Kapazitäten, Antwortqualität war inkonsistent.
Rolle: Business Analyst und Projektmanager: Anforderungsaufnahme, Conversation-Flow-Design, Datenquellen-Definition und DSGVO-Clearance; Übergabe an Entwicklungsteam
Ergebnisse:
- Chatbot-Anforderungsspezifikation mit 47 User Stories und vollständigen Conversation Flows erstellt
- Datenquellen definiert: 3 interne Policy-Datenbanken, 1 regulatorisches Dokumenten-Repository
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) durchgeführt und mit Datenschutzbeauftragtem abgestimmt
- Übergabe an Entwicklungsteam mit vollständigem Betriebskonzept, Testfällen und Monitoring-Anforderungen
Hinweis: Die dargestellten Projektkontexte stammen aus bisherigen Rollen in Beratung und Industrie. Inhalte sind anonymisiert, Ergebnisse und Rollen sind sachlich beschrieben.
Mittelständisches Unternehmen: HR-Chatbot für Onboarding und interne Anfragen
Produzierendes Unternehmen (DACH) — HR-Digitalisierung
Herausforderung: HR-Abteilung war mit Onboarding-Fragen neuer Mitarbeitender überlastet. Standard-FAQs existierten, waren aber nicht strukturiert zugänglich. Management wollte Chatbot — aber kein klares Anforderungsdokument existierte.
Rolle: Business Analyst für Use-Case-Definition, Conversation-Flow-Design und Anforderungsspezifikation; Begleitung Vendor-Auswahl
Ergebnisse:
- Use-Case-Portfolio mit 12 priorisierten Anwendungsfällen für Phase 1 definiert
- Conversation Flows für Onboarding, Urlaubsanfragen und IT-Helpdesk spezifiziert
- Anforderungsdokument als Grundlage für Vendor-Ausschreibung erstellt
- Governance-Framework für Content-Updates und monatliche Review-Zyklen etabliert
Häufige Fragen
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Zuletzt aktualisiert: Februar 2026